La digitalización, automatización y estandarización de trámites, servicios y OPAs son procesos claves para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios que prestan las Entidades Públicas. En este sentido, el Decreto 088 del 24 de enero de 2022 y las Resoluciones 1519 y 2893 de 2020, establece las bases para la implementación de estas herramientas en las entidades públicas en Colombia.

La digitalización se refiere a la conversión de información en formato analógico a formato digital, lo que permite su almacenamiento, procesamiento y distribución de manera más eficiente. La automatización, por su parte, implica el uso de tecnologías para realizar procesos de manera automática, reduciendo el tiempo y los costos asociados. La estandarización se refiere a la adopción de normas y procedimientos comunes que permiten una mayor eficiencia y consistencia en los servicios.

El Decreto088 del 24 de enero de 2022 y las Resoluciones 1519 y 2893 de 2020, establecen que todas las entidades públicas deben implementar la digitalización, la automatización y la estandarización de sus trámites según los plazos establecidos en el mismo decreto. Para ello, deben contar con un sistema de gestión documental que permita el almacenamiento y la gestión de los documentos digitales, así como un sistema de información integrado que permita la automatización de los procesos.

Además, el Decreto establece que los trámites deben ser estandarizados en cuanto a la documentación requerida, los plazos y los procedimientos, lo que permite una mayor eficiencia y transparencia en la gestión pública. Para ello, se deben establecer normas y procedimientos comunes para la realización de los trámites, lo que también permite una mayor simplificación y reducción de los costos asociados.

La implementación de estas herramientas no solo permite una mayor eficiencia en la gestión pública, sino que también facilita el acceso de los ciudadanos a los servicios y reduce los tiempos de espera. Los ciudadanos pueden realizar los trámites de manera más rápida y sencilla, lo que reduce la necesidad de desplazamientos y trámites presenciales.